شیوه نامه ارزیابی نهایی و فرایند بررسی مدارک آزمون های استخدامی
در راستای بند (۴) ماده (۹) دستورالعمل نحوه برگزاری آزمون‌های استخدامی در دستگاه‌های اجرایی، فرآیند “بررسی مدارک” و “ارزیابی نهایی” به شرح ذیل و با رعایت کامل مفاد مواد اشاره شده در این شیوه‌نامه انجام می‌گیرد:
ماده (۱): دستگاه‌های اجرائی موظفند، بلافاصله در بازه زمانی تعیین شده در زمان اعلام نتیجه آزمون کتبی آزمون مشترک فراگیر و معرفی افراد چند برابر ظرفیت، نسبت به تشکیل کمیته جذب نیروی انسانی با اعضا و وظایف ذیل اقدام نمایند.
اعضای کمیته جذب نیروی انسانی عبارتند از :
معاون توسعه مدیریت و منابع دستگاه (و یا عناوین مشابه) بعنوان رییس کمیته
مدیرکل منابع انسانی دستگاه اجرایی(و یا عناوین مشابه)
رئیس اداره نیروی انسانی(و یا عناوین مشابه)
نماینده حراست
نماینده گزینش
وظایف کمیته جذب نیروی انسانی عبارتند از :
الف) در زمینه بررسی مدارک
تعیین اعضاء و گروه‌های بررسی مدارک (لزوماً اعضای گروه باید دارای حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی و یا بالاتر، آشنا با قوانین و مقررات اداری و استخدامی و عدم رابطه سببی و نسبی با داوطلبان آزمون باشند).
تهیه جداول و فرم های چک لیست بر اساس شرایط اعلام شده در دفترچه راهنمای ثبت نام داوطلبان برای دقت و یکنواختی در بررسی مدارک داوطلبان؛
تهیه زمانبندی مناسب برای مراجعه داوطلبان معرفی شده(اطلاع رسانی به داوطلبان باید حداقل پنج روز کاری قبل از شروع فرآیند بررسی مدارک و مستندات باشد)؛
نظارت بر روند بررسی مدارک و نحوه پاسخگویی به ابهامات، اعتراضات و شکایات احتمالی داوطلبان در خصوص نحوه بررسی مدارک.
ب) در زمینه ارزیابی نهایی
تعیین اعضای گروه و سرگروه ها برای هر یک از مشاغل تخصصی مورد نظر(لزوماً سرگروه ها باید دارای حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی ارشد و یا بالاتر مرتبط با شغل باشد و همچنین آشنایی کامل با شغل مربوطه، شرح وظایف و شرایط و ویژگی های آن داشته و رابطه سببی و نسبی با داوطلبان آزمون نداشته باشند.)؛
تایید شاخص های فنی و محتوای تخصصی ارزیابی نهایی توسط هر گروه؛
تعیین مدت زمان مصاحبه برای هر یک از داوطلبان حسب نوع شغل؛
تعیین امتیازات هر یک از شاخص ها؛
نظارت بر ثبت مصادیق رفتاری و عملکردی تخصصی و مستندسازی آن؛
تایید فرم های ارزیابی برای هر یک از مراحل ارزیابی بر اساس شاخص های فنی و محتوای تخصصی؛
تایید زمانبندی مراجعه داوطلبان معرفی شده(ارزیابی نهایی یک داوطلب باید در یک روزکاری انجام شده و اطلاع رسانی به داوطلبان حداقل پنج روز کاری قبل از شروع فرآیند ارزیابی نهایی صورت گیرد)؛
تعیین مرکز ارزیابی (در صورت نیاز به استفاده از خدمات مراکز ارزیابی با تایید اعضای کمیته جذب نیروی انسانی) صرفاً برای ارزیابی شایستگی‌های عمومی.
تعیین و تهیه امکانات لازم برای ثبت، ضبط و نگهداری سوابق ارزیابی نهایی هر داوطلب.
نظارت بر روند ارزیابی نهایی و نحوه پاسخگویی به ابهامات، اعتراضات و شکایات احتمالی داوطلبان در خصوص هر یک از مراحل ارزیابی نهایی.
ارسال فرم ها و شاخص های ارزیابی نهایی به سازمان اداری و استخدامی کشور؛
اعلام زمانبندی “ارزیابی نهایی” به سازمان اداری و استخدامی کشور برای حضور نماینده یا نمایندگان سازمان برای نظارت برفرایند ارزیابی نهایی دستگاه حداقل یک هفته کاری قبل از شروع فرایند ارزیابی‌نهایی.
ماده (۲): مسئولیت نظارت و پاسخگویی بر حسن اجرای وظایف گروه های یاد شده در بررسی مدارک و ارزیابی نهایی، با معاونت توسعه مدیریت و منابع انسانی دستگاه( یا عناوین مشابه) می‌باشد.
ماده (۳): بر اساس ماده (۱۰) دستورالعمل نحوه برگزاری آزمون عمومی و تخصصی برای استخدام در دستگاه‌های اجرایی، مسئولیت بررسی مدارک، مستندات و اطلاعات خوداظهاری داوطلبان برعهده دستگاه اجرایی می‌باشد. بنابراین “کمیته جذب نیروی انسانی” دستگاه های اجرایی مکلف هستند قبل از شروع ارزیابی نهایی، نسبت به بررسی و صحت سنجی مدارک و مستندات مربوط به اطلاعات خوداظهاری داوطلبان در زمان ثبت نام اقدام نمایند. به همین منظور گروه هایی را تشکیل و با آموزش آن ها زمینه را برای بررسی دقیق مدارک داوطلبان فراهم نمایند. تعیین تعداد گروه های بررسی مدارک و تعداد اعضای آن با تشخیص “کمیته جذب نیروی انسانی” بر مبنای تعداد مجوز استخدامی و تعداد افراد معرفی شده به مرحله “ارزیابی نهایی”، صورت می‌پذیرد.
الف- وظایف گروه های بررسی مدارک
مطالعه دقیق دستورالعمل آزمون استخدامی، شیوه نامه مربوطه و محتوای دفترچه آزمون مشترک فراگیر؛
رعایت دقیق زمانبندی اعلام شده برای مراجعه داوطلبان؛
بررسی اطلاعات خوداظهاری داوطلبان بر اساس اطلاعات ثبت نامی اعلام شده از سوی موسسه مجری و با مدارک و مستندات ارائه شده از سوی داوطلبان؛
تکمیل دقیق جداول و فرم های چک لیست(بازبینه) بررسی مدارک برای هر داوطلب و ارائه رسید کامل بودن مدارک به داوطلبان تایید شده؛
اعلام لیست مدارک و مستندات ناقص به داوطلبان و اخذ رسید و امضاء از داوطلب؛
ثبت اطلاعات کامل مربوط به هر داوطلب در سامانه آزمون های استخدامی موسسه مجری؛
بررسی و پاسخگویی به ابهامات،اعتراضات و شکایات احتمالی داوطلبان در خصوص نحوه بررسی مدارک.
ب- نحوه بررسی مدارک و مستندات داوطلبان:
در زمان بررسی مدارک می بایست، مدارک و مستندات خوداظهاری ثبت‌نامی داوطلبان از نظر مشخصات سجلی (تاریخ تولد، محل تولد،تاهل، تعداد فرزند)، تحصیلی (مقطع، رشته و گرایش تحصیلی، تاریخ فراغت از تحصیل)، نظام وظیفه برای آقایان(کارت پایان خدمت یا کارت ﻣﻌﺎﻓﻴﺖ داﺋﻢ)، سهمیه ایثارگری، سهمیه ﻣﻌﻠﻮﻟین، مستندات مربوط به بومی شهرستانی، قانون جوانی جمعیت و حمایت از خانواده، حافظین قرآن، امتیازات بیماری کرونا و سایر شرایط اعلام شده در دفترچه راهنمای ثبت نام داوطلبان با اطلاعات خوداظهاری آنها در ﺗﻘﺎﺿﺎﻧﺎﻣﻪ ﺛﺒﺖﻧﺎﻣﻲ مطابقت داده شود(فرم شماره یک پیوست). داوطلبان معرفی شده پس از انجام بررسی مدارک و مستندات آنان توسط گروه های بررسی مدارک، در دو گروه ذیل قرار می‌گیرند؛
۱) مدارک و مستندات ارائه شده توسط داوطلبان مطابق با اطلاعات خوداظهاری آن ها در زمان ثبت نام بوده و با ضوابط و شرایط اعلام شده در دفترچه راهنمای ثبت نام آزمون مطابقت دارد. این داوطلبان مجاز به شرکت در مرحله ارزیابی نهایی می‌باشند.
۲) مدارک و مستندات ارائه شده توسط داوطلبان در یک یا چند مورد با اطلاعات خوداظهاری آن ها در زمان ثبت نام مطابقت نداشته که در این صورت، داوطلبان در یک از سه حالات ذیل قرار می گیرند:
۲-۱) داوطلب فاقد شرایط اعلام شده در دفترچه راهنمای ثبت نام داوطلبان از لحاظ جنسیت، سن، شرایط احراز و سهمیه های قانونی و یا سایر موارد اعلام شده در دفترچه راهنمای ثبت نام آزمون می باشد، در این صورت داوطلب از ادامه فرایند استخدام حذف می‌شوند.
۲-۲) مدارک و مستندات ارائه شده توسط داوطلبان در یک یا چند مورد با اطلاعات خوداظهاری آنها در زمان ثبت نام مطابقت نداشته ولی با اصلاح اطلاعات داوطلبان بر اساس مدارک و مستندات ارائه شده، وضعیت داوطلبان مذکور کماکان با شرایط اعلام شده در دفترچه راهنمای ثبت نام آزمون مطابقت دارد، در این صورت این داوطلبان می توانند به مرحله ارزیابی نهایی معرفی گردند.
۲-۳) مدارک و مستندات ارائه شده توسط داوطلبان در خصوص مشخصات سجلی، تحصیلی، نظام وظیفه برای آقایان، سهمیه ایثارگری، سهمیه ﻣﻌﻠﻮﻟین با اطلاعات خوداظهاری آنها در ﺗﻘﺎﺿﺎﻧﺎﻣﻪ ﺛﺒﺖﻧﺎﻣﻲ مطابقت دارد، لیکن در ارتباط با مستندات امتیاز آور مربوط به بومی شهرستانی، قانون جوانی جمعیت و حمایت از خانواده، حافظین قرآن، بیماری کرونا و سایر موارد اعلام شده در دفترچه راهنمای ثبت نام داوطلبان با اطلاعات خوداظهاری داوطلب تطابق نداشته، که در این صورت وضعیت اصلاحی این داوطلبان با اعلام موارد مورد نظر از طریق سامانه آزمون‌های استخدامی به موسسه مجری منعکس می گردد. موسسه مجری پس از بررسی نمره مکتسبه جدید داوطلب با سایر داوطلبان نسبت به معرفی نفرات برتر از لحاظ نمرات مکتسبه در صورت کسب حد نصاب و مشمولیت در زمره چند برابر ظرفیت، اقدام خواهد نمود.
ماده (۴): داوطلبانی مجاز به ورود به مرحله ارزیابی نهایی هستند که اطلاعات خوداظهاری و مدارک و مستندات آن ها توسط دستگاه اجرایی استخدام کننده بررسی و تایید گردیده است.
ماده (۵): به منظور انجام فرایند “ارزیابی نهایی” دستگاه‌های اجرایی می‌بایست با توجه به مشاغل مختلف و تعداد داوطلبان نسبت به تشکیل گروه هایی تحت عنوان گروه های ارزیابی نهایی با وظایف ذیل اقدام نمایند. این گروه ها به تفکیک هر شغل تشکیل خواهد شد.
تبصره (۱): سرگروه های ارزیابی نهایی در هر شغل باید آشنایی کامل با قوانین و مقررات امور اداری و استخدامی داشته و افرادی خبره و صاحب نظر و با تجربه در خصوص مشاغل مربوطه باشند.
تبصره (۲): بر اساس تبصره ذیل ماده ۲۲ آئین نامه اجرائی قانون گزینش کشور مصوب مورخ ۲۵/۰۵/۱۳۷۵، «در صورت نیاز به انجام مصاحبه‌های تخصصی و علمی(ارزیابی نهایی) با داوطلبان، حضور یک صاحب نظر به نمایندگی از هیات یا هسته گزینش ضروری می‌باشد.»
الف: وظایف گروه “ارزیابی نهایی“
تهیه و پیشنهاد شاخص ها و محتوای ارزیابی نهایی و زمانبندی و امتیازات هر یک از شاخص ها به کمیته جذب نیروی انسانی؛
تهیه و پیشنهاد فرم های ارزیابی برای هر یک از مراحل ارزیابی حسب نیاز و ضرورت؛
دعوت از داوطلبان پذیرفته شده بر اساس زمانبندی های اعلام شده؛
رعایت زمانبندی لازم در هر یک از مراحل ارزیابی نهایی برای هر داوطلب؛
ثبت، ضبط و نگهداری سوابق ارزیابی نهایی هر داوطلب بر اساس برابری فرصت ها؛
تایید و امضا فرم‌های ارزیابی نهایی توسط اعضای گروه ارزیابی نهایی و درج نمرات مکتسبه در ارزیابی نهایی داوطلبان در سامانه آزمون های استخدامی موسسه مجری در پایان همان روز؛
پاسخگویی به ابهامات، اعتراضات و شکایات احتمالی داوطلبان در خصوص هر یک از مراحل ارزیابی نهایی؛
انجام مراحل مختلف “ارزیابی نهایی” برای هر داوطلب درفضای فیزیکی مجزا بصورت مستقل از یکدیگر؛
لزوم برقراری نظم و آرامش در محل برگزاری ارزیابی نهایی.
ماده (۶): رعایت موارد ذیل توسط اعضای گروه های ارزیابی نهایی الزامی می باشد:
اعضاءگروه های ارزیابی نهایی نباید دارای وابستگی فامیلی، ارتباط و یا سابقه کاری مستقیم و غیرمستقیم با داوطلب باشند.
هرگونه اظهار نظر و ارائه بازخورد مثبت و یا منفی توسط اعضای گروه های ارزیابی نهایی در خصوص چگونگی مصاحبه داوطلب در زمان حضور وی ممنوع می‌باشد.
رعایت برابری و عدالت در میان تمامی داوطلبان بدون در نظر گرفتن قومیت، دین، مذهب، گویش، لهجه، ایجاد شرایط برابر در جلسات ارزیابی نهایی از لحاظ اختصاص زمان یکسان و سطح دشواری سوالات مطروحه، برای تمامی داوطلبان الزامی می‌باشد.
ماده (۷): گروه های ارزیابی نهایی می باید در پایان هر روز نسبت به تنظیم صورتجلسات روزانه و ذکر موارد خاص، با رعایت اصول محرمانگی، جلسات ارزیابی نهایی را ثبت و ضبط نماید.
ماده (۸): در شرایط خاص و اضطراری با فراهم نمودن امکانات و زیرساخت‌های لازم، دستگاه اجرایی می‌تواند با هماهنگی سازمان اداری و استخدامی کشور و اخذ تاییدیه، ارزیابی نهایی را در بستر فضای مجازی و به صورت الکترونیکی برگزار نماید.
ماده (۹): دستگاه‌های اجرایی در هر مرحله از فرآیندهای برگزاری آزمون مشترک فراگیر تا قبل از اعلام رسمی توسط موسسه مجری، از درج هرگونه اطلاعیه، اعلام اسامی داوطلبان و درج اطلاعات شخصی داوطلبان در سایت آن دستگاه اجرایی خودداری نمایند. پس از اعلام نتایج آزمون کتبی توسط موسسه مجری، دستگاه اجرایی می‌تواند با صدور اطلاعیه در خصوص نحوه، زمان و مکان فرایندهای مربوطه، جهت اطلاع‌رسانی به داوطلبان اقدام لازم را به عمل آورد.
ماده (۱۰): در صورت عدم مراجعه داوطلب در زمان مقرر اعلام شده از سوی دستگاه اجرایی، لازم است صورتجلسه عدم مراجعه داوطلب توسط اعضای گروه های “بررسی مدارک” و “ارزیابی نهایی” حسب مورد تنظیم و ضمن اعلام به کمیته جذب نیروی انسانی در سوابق آزمون مشترک فراگیر نگهداری شود.
ماده (۱۱): سازمان اداری و استخدامی کشور بر حسب مورد و به منظور نظارت بر فرایند “ارزیابی نهایی” می‌تواند ناظرین خود را به دستگاه اجرایی معرفی نماید.
ماده (۱۲): دستگاه‌های اجرایی موظفند، در “ارزیابی نهایی” داوطلبان معرفی شده، هفت اصل زیر را رعایت نمایند.
حداقل تعداد ارزیابان برای هر شغل (دو نفر)
تعداد افراد مورد ارزیابی حداکثر ۱۶ نفر در روز (درصورت عدم تغییر ارزیابان)
حداقل مدرک تحصیلی ارزیابان کارشناسی ارشد با حداقل ۱۰ سال تجربه در شغل مورد نظر
سوالات مصاحبه نیمه ساخت یافته و تحلیلی بصورت کاملا تخصصی مرتبط با شغل مورد نظر
ضرورت ثبت تمام مشاهدات رفتاری و عملکردی و گفتاری
اعطای امتیاز بر مبنای ثبت‌های صورت گرفته
متفاوت بودن تیم ارزیابی شایستگی‌های عمومی با تیم ارزیابی و مصاحبه تخصصی.
نمرات و امتیازات آزمون کتبی داوطلبان نباید در اختیار تیم ارزیابی/مصاحبه کنندگان قرار گرفته و این تیم به هیچ عنوان مجاز به پرسش در خصوص امتیازات مواد آزمون کتبی از داوطلبان نمی‌باشند.
ماده (۱۳): شایستگی‌های عمومی داوطلبان استخدام در دستگاه های اجرایی و مصادیق رفتاری مربوطه به شرح جدول شماره (۱) پیوست می‌باشد که در خصوص داوطلبان معرفی شده چند برابر ظرفیت مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. سهم امتیاز شایستگی‌های عمومی رفتاری در مرحله “ارزیابی نهایی” بیست (۲۰) درصد و شایستگی‌های تخصصی و فنی هشتاد (۸۰) درصد می‌باشد.
ماده (۱۴): ارزیابی شایستگی های فنی و تخصصی بر اساس قالب تهیه شده (جدول شماره ۲ پیوست) به تفکیک هر شغل توسط دستگاه های اجرایی و تیم تخصصی مربوطه با رعایت موارد تعیین شده در ماده (۱۲) صورت خواهد گرفت.
ماده (۱۵): این شیوه‌نامه مشتمل بر دو (۲) جدول و (۴) چهار فرم می‌باشد که تمامی فرم‌ها لازم است برای هریک از داوطلبان معرفی شده به مرحله “ارزیابی نهایی” توسط افراد و مراجع مربوطه بطور کامل تکمیل و مورد تایید قرار گیرند.
